57ZOBRAZENÍ

Třetí a závěrečná část návodu k používání on-line textového editoru Google Docs. V této části se dozvíte důležité věci ohledně celkové práce s dokumentem. Jedná se především o výtisk, odeslání dokumentu elektronickou poštou, sdílení dokumentu s jinými uživateli a zpřístupnění dokumentu na internetu. V závěru je tip na používání souborového manažeru a námět pro efektivní využití aplikace Google Docs.

Tiskový náhled a výtisk dokumentu

Preview otevře do stejného okna náhled na dokument před vytištěním. Print zobrazí stejný náhled s běžnou nabídkou k vytištění dokumentu.

Odkaz Email je komplikovanější. Po jeho aktivaci nás Google Docs, pokud ještě není dokument nastaven pro sdílení s jinými uživateli, vyzve, abyste sdílení povolili. Protože povolení sdílení dokumentu vyžaduje přizvat další uživatele Google Doc, automaticky se aktivuje záložka Collaborate (spolupracovat, sdílet dokument).

Jestliže bylo nastaveno sdílení dokumentu, tak se po aktivaci odkazu Email otevře následující formulář:

Odkaz Email tedy slouží k zaslání zprávy na email registrovaných spolupracovníků. Obsah této zprávy by se měl týkat tvorby dokumentu.

Collaborate – týmová tvorba dokumentu

Po otevření záložky Collaborate se před uživatelem otevře tato nabídka:

Spolupráce na dokumentu s jinými uživateli je jeden z hlavních kladů aplikace Google Docs. V horním formulářovém políčku s názvem Invite collaborators máte možnost přizvat aktivní spolupracovníky, kteří budou moci editovat obsah dokumentu a dokonce přizvat své vlastní známé. V dolním formulářovém poli s názvem Invite viewers můžete do práce zapojit tzv. pasivní spolupracovníky, kteří se budou moci na dokument pouze podívat a okomentovat jeho obsah bez editačních zásahů. Princip přidávání nových spolupracovníků je snadný. Do zvoleného formulářového pole zapíšete e-mailové adresy oddělené středníkem, potvrdíte tlačítkem Invite these people. Otevře se následující formulář pro odeslání zprávy:

Ve zprávě bude uveden hypertextový odkaz na Váš dokument. Pozvat můžete i neregistrované uživatele služeb Google.

Textový dokument jako HTML

Vedle tří záložek – Edit, Insert a Revisions, se nachází takový nenápadný odkaz bez barevného podkladu s názvem Edit HTML. Po aktivaci se vyprofiluje jako záložka čtvrtá.

Některým uživatelům se pracuje s HTML naprosto přirozeně. A u dokumentu Google Docs je ta výhoda, že je již od počátku pojat jako webový dokument. Samotný princip fungování této on-line aplikace předpokládá, že dokument bude definován značkovacím jazykem pro tvorbu webových stran. Zpracovávat dokument na této bázi zajišťuje do budoucna širokou kompatibilitu a přenositelnost. Pokud chcete dokument pojmout více jako webový dokument, než-li kancelářský dokument pro off-line použití, doporučuji k záložce Edit HTML rozhodně přihlédnout. Komentovat zpracování dokumentu v jazyku HTML přesahuje rozsah a rámec tohoto návodu. Tato funkce je určena pro zkušenější webmastery.

Zpřístupnění dokumentu na Internetu

Kromě spolupracovníků, které si můžete definovat na záložce Collaborate, je možno zpřístupnit dokument úplně pro všechny internetové uživatele. Cesta k této funkci vede přes záložku Publish, která je umístěna vpravo vedle záložky Collaborate.

Při prvním použití se ukáže následující nabídka:

Zveřejnění dokumentu na internetu

Pro zveřejnění dokumentu na internetu aktivujte tlačítko Publish document. Pamatujte, že váš dokument bude od této chvíle přístupný ke shlédnutí všem uživatelům sítě internet. Nyní se objeví následující informace:

V případě změn v dokumentu jej můžete aktualizovat tlačítkem Re-publish document (znovu zveřejnit dokument). Naopak, zastavit zveřejnění dokumentu lze přes Stop publishing. Jakmile váš dokument bude jednou přístupný, je velmi pravděpodobné, že informace z něj už na internetu budou někde obíhat i bez zdrojového dokumentu. Zastavením zveřejnění tedy zamezíte přístup uživatelů k dokumentu, ale fragmenty z něj mohou být k nalezení ve fulltextových vyhledávačích ještě po dlouhou dobu.

Na uvedené webové adrese (viz obrázek) můžete shlédnout dokument tak, jak jej uvidí běžný návštěvník.

Tip pro zjednodušení práce

Jednoduchý File Manager – Správce souborů

Nepochybuji o tom, že si většina z vás během čtení návodu aktivovala Google Docs a vytvořila v něm svůj první dokument. Zkuste si nyní aktivovat odkaz Docs Home, který se nachází vpravo nahoře v aktuálně otevřeném dokumentu. Dostanete se na úvodní stránku, kde namísto uvítacího textu, který se zobrazil při prvním přihlášení, nyní vidíte seznam souborů, které máte vytvořeny. Je to jednoduchý souborový manažer a bude vás vítat při každém přihlášení ke službě Google Docs.

Pro podrobnější seznámení se souborovým manažerem kliknutím zvětšete tento obrázek:

Standardně se zobrazují soubory za posledních třicet dnů. Každý soubor můžete označit fajfkou a provádět s ním další řadu operací jako je uložení na lokální disk, výmaz, archivaci, dearchivaci, odhlášení spolupráce na tvorbě dokumentu, označení dokumentu atd.

Zde je seznam nejběžnějších operací:

New Document – otevře do nového panelu nebo okna prohlížeče nový textový dokument.

New Spreadsheet – otevře do nového panelu nebo okna prohlížeče nový tabulkový dokument.

Upload – možnost nahrát ze svého osobního počítače kancelářské dokumenty přímo do vašeho účtu na Google.com. Tyto dokumenty lze následně zpracovat v Google Docs nebo Google Spreadsheet (pokud se jedná o tabulkový dokument). Každý dokument má povolenou maximální velikost 500 KB.

K odeslání dokumentu z lokální stanice do vašeho účtu slouží tento formulář:

Jak vidíte, můžete odeslat soubor (kopii) z lokálního počítače, ale také přímo z internetu.

Actions – s každým označeným souborem lze provádět tyto operace: Save as - uložit jako HTML, RTF, Word, OpenOffice, PDF. Copy document – vytvořit kopii dokumentu. Star – označit dokument hvězdičkou. UnStar – zrušit označení dokumentu hvězdičkou. Un-Collaborate me – odhlásit se ze spolupráce na dokumentu (toto platí, pokud nejste vlastník dokumentu).

Tag – označit dokument značkou. Každá značka, kterou použijete, se předdefinuje, takže ji kdykoli snadno použijete znovu.

Archive – vložit dokument do archivu. Dokument nebude viditelný v základním výběru.

Delete – výmaz dokumentu.

Browse Docs & Spreadsheets – prohlížet dokumenty za pomocí výběru (ALL – všechny, Starred – označené hvězdičkou, Deleted – pouze smazané).

Efektivní využití Google Docs

Google Docs je užitečným nástrojem pro studenty a vědecké pracovníky. Využití najdou i manažeři, kteří jsou často na cestách a paradoxně i lidé bez práce s omezenými prostředky pro vlastní rozvoj.

Studenti a vědečtí pracovníci mohou použít tuto aplikaci pro týmovou spolupráci na nejrůznějších projektech. Není potřeba si zasílat kancelářské dokumenty elektronickou poštou. Stačí jedno přizvání k projektu a spolupráce může začít!

Manažeři, kteří často cestují na služební cesty jako jsou školení, workshopy, porady. Většinou je vždy k dispozici notebook nebo počítač s připojením na internet. Během nudných projevů podřízených nebo nadřízených můžete pokračovat v rozdělané práci, přetvářet svůj dokument, o kterém víte, že je dostupný z jakéhokoli místa na planetě, kde se nachází internetová přípojka.

Lidé bez zaměstnání, kteří nemají doma počítač, mohou využít veřejný terminál nebo knihovnu. Nemusíme chodit pro veřejné terminály daleko – každá větší pobočka zdravotní pojišťovny nabízí jedno nebo dvě místa, kde je počítač, klávesnice, myš a internet. Nic víc k vyhotovení žádosti o práci a životopisu nepotřebujete. Prostě jděte tam, kde je internet a oslovte potenciální zaměstnavatele s využitím svého e-mailu a dokumentu vytvořeném v Google Docs.