181ZOBRAZENÍ

Nejen e-mailový klient, ale také nástroj pro organizování kalendářů, úkolů, poznámek, kontaktů a dalších informací. Nasazován bývá hlavně ve firmách, ale využijí jej i domácí uživatelé.
doporučit

Základní vlastnosti

Microsoft Outlook je emailový klient a je součástí všech verzí kancelářského balíku Office. Hlavním úkolem aplikace Outlook je zabezpečit elektronickou poštu a správu informací. Ve firmách se nejčastěji Outlook používá ve spolupráci s Microsoft Exchange Serverem, který nabízí i další možnosti (kalendář, plánování schůzek, sdílené kontakty atd.), ale lze jej použít i pro stahování pošty z jiných serverů.

Outlook se chová jako klient poštovního serveru. Zprostředkovává příjem a odesílání pošty v rámci internetu nebo jiné sítě (firemní nebo domácí). Velkou výhodou je, že nemusíte být stále připojeni počítačem uživatele k serveru, ale v okamžiku, kdy naváže server spojení s uživatelem, dojde k aktualizaci všech emailů. Emaily jsou odeslány a jsou doručeny nové.

Kromě e-mailů umožňuje Outlook plánování schůzek a úkolů, vytvářet a udržovat adresář kontaktů, který lze jednoduše exportovat a synchronizovat s mobilními zařízeními nebo jinými uživateli. Tyto funkce využijete hlavně ve firemním prostředí, ale třeba takový kalendář, který vás v nastaveném čase upozorní na blížící se schůzku využijí i uživatelé, kteří před obrazovkou počítače ztrácejí pojem o čase.

Nastavení účtu a výchozí nastavení

Po prvním spuštění vás aplikace Outlook vyzve, abyste zadali svoje jméno, elektronickou adresu, server příchozí pošty (nejčastěji POP3, např. pro server seznam.cz je POP3 – pop3.seznam.cz), server odesílané pošty (SMTP, např. pro server seznam.cz je SMTP – smtp. seznam.cz), název účtu a heslo a nakonec vyberete typ vašeho internetového připojení. Není to nic složitého, ale je to důležitá část, bez které by vám nic ostatního nefungovalo. Nastavit a přidat další účty můete později v "Nástroje -> Účty".

Výchozí nastavení je možné měnit v "Nástroje -> Možnosti -> Předvolby -> Možnosti elektronické pošty", dále můžete měnit formát zpráv "Nástroje -> Možnosti -> Formát pošty" na HTML (umožňuje komplexní formátování včetně vkládání obrázků do textu), RTF (vhodné pro formátování textu) a prostý text.

Doručené (a koneckonců i odeslané) e-maily můžete pro větší přehlednost rozdělit do složek. Složky si můžete vytvářet po libosti, kromě vašich uživatelských složek je k dispozici několik složek základních:

1. Doručená pošta
2. Koncepty
3. Odeslaná pošta
4. Pošta k odeslání
5. Odstraněná pošta

Do složky "Doručená pošta" vám spadnou všechny e-maily stažené ze serveru.
V "Konceptech" jsou uloženy rozepsané zprávy. Ukládají se buď automaticky po nastaveném čase nebo po kliknutí na tlačítko uložit.
Do "Odeslané pošty" se po odeslání přesunou vaše odeslané emaily, abyste je mohli případně využít.
"Pošta k odeslání" - zde jsou všechny zprávy připravené k odeslání, pokud nejste připojeni k internetu- po připojení dochází k odeslání.
"Odstraněná pošta" – obdoba koše ve Windows.
Jakékoliv nastavení těchto složek lze provést pomocí pravého tlačítka na zvolené složce.

Práce s emailem

Novou zprávu můžete vytvořit několika způsoby – stisknutím "Ctrl + n"“, přes menu "Soubor -> Nový", dvojím kliknutím myši do volného místa v přehledu e-mailů a nejjednodušeji kliknutím na tlačítko "Nový" v levém horním rohu.

Do políčka "Komu" napíšete emailovou adresu uživatele, kterému chcete napsat (pokud ho máte v seznamu kontaktů, lze napsat např. dva znaky a zmáčknout "Ctrl + k" a buď budete mít na výběr nebo Outlook sám doplní adresu. Při psaní emailu máte možnost přiložit přílohu, přidat podpis, změnit formát zprávy. Po napsání email jednoduše odešlete tlačítkem "Odeslat".

Odvolání zprávy – již odeslanou zprávu můžete odvolat či nahradit za předpokladu, že adresát používá Outlook, ještě ji neotevřel a tu původní máte v odeslané poště.
Příjem zprávy – doručená, nepřečtená pošta je zobrazena zavřenou obálkou a tučným písmem, po přečtení se obálka otevře.

Odpověď nebo předání zprávy – při čtení emailu, můžete ihned elegantně odpovědět a do políčka "Komu" se okamžitě vloží emailová adresa odesílatele. Pokud použijete tlačítko "Odpovědět všem", dojde k vytvoření nové zprávy s tím rozdílem, že do pole "Komu" jsou vloženy adresy všech, kterým byl adresován původní e-mail včetně odesílatele. Pokud chcete e-mail poslat dál někomu jinému, použijte "Předat dál".

Další možností pro každou zprávu je nastavení příznaku. Příznak signalizuje, v jakém stavu je zpracování zprávy. Můžete si tak označit e-maily, které je potřeba zpracovat, které chcete předat dál, nebo na něž je třeba odpovědět. Příznak nastavíte v pomocí menu "Akce -> Nastavit příznak"

Přijaté e-maily si můžete rozdělit do jednotlivých složek podle jejich obsahu, což oceníte zvláště pokud dostáváte větší množství e-mailů z různých stran Microsoft Outlook je efektivní a pohodlný program nejen pro práci s e-maily. Především nebude dělat problémy těm, kteří znají jiné programy z kancelářského balíku Office. Ovládání všech programů Office je podobné. Outlook je nejčastěji využíván ve firemních sítích, kde ve spolupráci se serverem Microsoft Exchange funguje jako komunikační a plánovací nástroj.